Checkliste zur Außenprüfung

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Die Außenprüfung (AP), wie auch schon die „alte“ Bezeichnung Buch- und Betriebsprüfung klarstellte, überprüft nicht nur die Buchhaltung, sondern vor allem den Betrieb und seine inneren Abläufe. Ziel der Außenprüfung ist es, die wirtschaftlichen Vorgänge so weit wie möglich zu erheben, um mit den gewonnenen Erkenntnissen die Buchhaltung auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen.
Nachfolgend haben wir daher eine Checkliste erstellt, die den gesamten Prüfungsablauf in übersichtlicher Form darstellen soll.

Prüfungsankündigung

Die Ankündigung der AP kann entweder beim Abgabenpflichtigen oder bei seinem steuerlichen Vertreter erfolgen. Aus der Sicht der Betriebsprüferin bzw. des Betriebsprüfers erscheint die Anmeldung bei Ihnen günstiger als bei uns, weil eine Terminvereinbarung und Anforderung der bereitzustellenden Unterlagen direkt bei Ihnen erfolgen können.

Prüfungstermin

Prüfungsanordnung

Ort der Prüfung

Ort der AP ist primär der Betrieb. Es sollte der Prüferin bzw. dem Prüfer möglichst ein separater abschließbarer Raum zur Verfügung gestellt werden. Sollte es am geeigneten Raum fehlen, bietet das Büro der Steuerberaterin bzw. des Steuerberaters eine geeignete Alternative.

Schwachstellenanalyse

Wo ergeben sich unplausible Sachverhalte und welche Argumente stehen dafür zur Verfügung?

Sind bei Verträgen alle Formerfordernisse, vor allem bei Vereinbarungen zwischen Familienangehörigen die Schriftlichkeit, erfüllt?
Wenn bereits innerhalb der letzten Jahre eine Betriebsprüfung stattgefunden hat – was wurde festgestellt?

Organisation während der Prüfung

Wer soll der Prüferin bzw. dem Prüfer als Auskunftsperson zur Verfügung stehen? Alle Betriebsangehörige sollten von der Außenprüfung verständigt und angewiesen werden, dass keine Befugnis besteht, ohne Rücksprache mit der Auskunftsperson bzw. der Steuerberaterin bzw. dem Steuerberater der Prüferin bzw. dem Prüfer Auskünfte zu erteilen.

Wie erhält der Prüfer Zugang zu den Belegen und sonstige Unterlagen?

Vorzubereitende Unterlagen

Buchhaltungsunterlagen auf Datenträger
Saldenlisten
Um- und Nachbuchungslisten
Jahresabschlüsse und Wirtschaftsprüfungsberichte
Gesellschafterbeschlüsse
Aufsichtsratsprotokolle
Anlagenverzeichnis
Inventuren
Belege (Kassa, Bank, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Nachweise für steuerfreie Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen)
Ansatz von Privatentnahmen und -einlagen (Fahrtenbuch für privat genutzte Fahrzeuge, Aufzeichnungen für Telefonkosten und Warenentnahmen, Gutachten bei Entnahme oder Einlage von Grundstücken)
Berechnungsgrundlagen (z. B. für Rückstellungen, Bewertungen, Teilwerte, Forderungs- und Wertberichtigungen)
Lohnkonten
Mehr-Weniger-Rechnung
Kostenrechnung
Planungsrechnung
Verträge
- Gesellschaftsverträge
- Bestandsverträge
- Darlehensverträge
- Leasingverträge
- Verträge mit nahen Angehörigen
- Pensionsverträge und Pensionsgutachten

Schlussbesprechung

Diese bildet den formalen Abschluss des Prüfungsverfahrens, welche der Erörterung des Prüfungsergebnisses sowie dem Grundsatz des Parteiengehörs dient. Dazu sind jedenfalls der Abgabenpflichtige und sein steuerlicher Vertreter zu laden. Der Ort der Schlussbesprechung ist mit der Leiterin bzw. dem Leiter der Amtshandlung bzw. der Prüferin bzw. dem Prüfer abzustimmen. Es kann dies der Betrieb, das Finanzamt oder die Kanzlei der Steuerberaterin bzw. des Steuerberaters sein.

Stand: 1. Jänner 2024

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Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

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